Microsoft SharePoint và Microsoft Teams: liên minh như thế nào để phát huy sức mạnh?
Nhiều ứng dụng trong Microsoft 365 còn rối rắm, khiến người dùng không biết có gì khác biệt và nên sử dụng như thế nào. Microsoft SharePoint và Team là một ví dụ.
Có quá nhiều thay đổi trong nền tảng Microsoft 365 khiến người dùng có thể cảm thấy lạc lõng giữa một biển các ứng dụng giống tên và chức năng hoạt động. Lấy OneDrive và OneNote làm ví dụ. Hoặc Team site và Teams khác nhau như thế nào?
Biết cách định vị các ứng dụng Microsoft 365 cũng có thể là thách thức đối với các bộ phận CNTT chứ không riêng gì người dùng. Cả SharePoint và Microsoft Teams đều có nhiều điểm chung nên điều quan trọng là phải hiểu chúng có liên quan như thế nào, cách chúng tích hợp và cách sử dụng chúng tốt nhất.
>>Xem ngay: Đăng ký email tên miền Google miễn phí.
Vì sao nên kết hợp SharePoint và Teams?
Sharepoint dẫn đầu về quản lý và cộng tác tài liệu thông minh, và Microsoft tiếp tục đầu tư vào các trải nghiệm và chức năng hiện đại. SharePoint không chỉ là Site, trang, thư viện và danh sách mà nó còn là một hệ sinh thái phát triển chuyên dụng với các ứng dụng của bên thứ ba.
Tuy nhiên, Sharepoint thiên về cộng tác nhưng thiếu đi tính năng giao tiếp trong thời gian thực. Microsoft Teams chính là địa thế giúp kết hợp cả 2 tính năng này hoàn chỉnh, “hợp thể” thành một nền tảng duy nhất với các tính năng tốt nhất của SharePoint, email, nhắn tin tức thì và hơn thế nữa.
Google Workspace và Microso365 là một trong những công nghệ đám mây hàng đầu trên thế giới đáng để chúng ta quan tâm.
Tích hợp SharePoint
Microsoft Teams và SharePoint dùng chung nhiều hệ thống liền mạch.
Khi bạn tạo Group trong Microsoft Teams, bạn cũng sẽ nhận được Group trong Microsoft để bảo mật, nhận địa chỉ email nhóm và site SharePoint hiện tại.
Tất nhiên, Microsoft Teams không chỉ có chat hay chia sẻ tài liệu, Teams được xem là nền tảng ứng dụng nòng cốt của Microsoft có thể được sử dụng tích hợp nhiều thứ ngay cả ngoài Microsoft để giúp doanh nghiệp đạt được hiệu suất tốt nhất. Có thể tích hợp Microsoft Teams với SharePoint ở dạng ứng dụng Teams hoặc tab kênh.
Các ứng dụng SharePoint sẽ hiển thị dưới dạng “SharePoint” để kết nối với các trang và danh sách hoặc “SharePoint New” để đẩy tin tức từ trang web của bạn vào nhóm của bạn.
Tích hợp SharePoint vào Microsoft Teams là cách thông minh để cung cấp thông tin và tài nguyên được nhắm mục tiêu cho người dùng mà họ không phải rời khỏi nền tảng của Microsoft.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng SharePoint để đưa dữ liệu kinh doanh, quy trình và các kế hoạch vào Teams bằng cách thêm SharePoint List.
Ví dụ: bạn có thể thêm Danh sách các sự kiện vào conference/event Team hay liên kết Danh sách theo dõi vấn đến đến một dự án trong Teams, đưa nhiệm vụ cụ thể đến đúng vị trí làm việc cho thành viên phù hợp trong Teams.
Còn ứng dụng SharePoint News đóng vai trò cung cấp thông báo về các bài đăng tin tức mới như một phần của cuộc trò chuyện trong Teams của bạn.
>> Top 9 ứng dụng Must-Use trong Microsoft Teams mà bạn đã “bỏ quên”
Cách kết hợp SharePoint và Microsoft Teams
Khi lập kế hoạch tích hợp SharePoint vào Microsoft Teams, hãy xem xét hướng dẫn sau:
1 – Tích hợp mang lại giá trị
Không tích hợp SharePoint vào Teams nếu không nhận thấy lợi ích từ việc tích hợp.
Hãy đảm bảo rằng việc tích hợp sẽ làm tăng giá trị trải nghiệm sử dụng Teams cho người dùng. Giá trị có nhiều hình thức thể hiện, chẳng hạn như đưa tài nguyên SharePoint được truy cập thường xuyên vào Teams hoặc đưa nội dung được sử dụng.
2 – Di chuyển nội dung liên kết
Nếu bạn đang liên kết với Document Library trong Team site và tất cả người dùng SharePoint đều ở trong Microsoft Teams, hãy xem xét việc di chuyển nội dung sang Teams để hợp nhất tài nguyên cho người dùng của bạn.
3 – Kiến trúc thông tin
Kiến trúc thông tin trong Nhóm Teams rất khác so với SharePoint mặc dù có chung hệ thống. Kiến trúc thông tin trong SharePoint thường truyền tải tốt hơn trong Teams dưới hình thức những thư viện tài liệu trên các kênh.
Vậy hãy tận dụng kiến trúc thông tin hiệu này của SharePoint để đưa vào sử dụng trong Teams.
4 – Kết hợp Microsoft Lists và Power Automate
List và Power Automate sẽ hoạt động tốt hơn nếu kết hợp với nhau,. Làm việc thông minh hơn với List và để Power Automate thực hiện công việc thủ công và công việc đơn giản nhưng cần thiết và hàng loạt như cài đặt gửi email nhắc nhở khi có các nhiệm vụ trong List chưa hoàn thành hoặc trễ thời hạn.
>>Xem ngay: cách tạo email doanh nghiệp với Microsoft chỉ trong 5 phút. Với các tính năng an toàn, ổn định cao, tốc độ tải nhanh…
Quyền hạn trong SharePoint so với Microsoft Teams
Quyền hạn sử dụng SharePoint và Microsoft Teams tương tự nhưng không hoàn toàn giống nhau.
Teams thường dùng để cộng tác (đọc và viết). Còn SharePoint dành cho nhiều cấp độ quyền hạn và có thể tùy chỉnh như đọc, đọc và viết,…
Xét về nhiệm vụ, Teams có thể xem là một phần mở rộng của SharePoint để trò chuyện và công tác với nhóm. Cho nên, bạn có thể kết nối cả 2 để các nhiệm vụ cộng tác, chia sẻ và làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.